工業系人間の筆者から誰でも使えるブルーカラー御用達の5S3定を読者の皆様に授けます。
5S3定…知っていますか？？
これ自体は2つの言葉を合体したものです。
詳細は以下……
5S ：整理、整頓、清掃、清潔、しつけ(躾)
3定：定位置、定量、定品目
これは主に工場における品質管理の基本といわれています。
これを聞いたときに「事務仕事でも使えるの？」なんて思った方、
ぜひ読んでいってください。
まず5Sから紹介します。
整理・整頓は似ていますが使うときもセットになるときが多いです。
整理：要らないものを片付ける（捨てる）
整頓：必要なものを使いやすくする
※使いやすくするとは？？と思った方は、3定することと読み替えてください。後に説明します。
清掃：いつでも使える状態にする
清潔：清潔な状態にする
躾 ：整理、整頓、清掃、清潔を習慣にする
というか整理整頓だけならよく使うのではないでしょうか？
しかし、整理整頓の意味を説明できる人は少ないと思います。
この機に覚えてしまいましょう。
デスクでの使用例といえば、書類整理やデータ整理です。
整理は要らないものを片付けることなのでやっている方も多いと思います。
ですが、整頓はどうでしょうか？
使いやすい状態にできていますか？
使いやすい状態は、人により異なると思いますが、ものを探さなくてもよい状態だと定義しましょう。
ものを探さなくてもよいとは、言い換えれば一目でどこにあるか分かるということですね。
そのために必要なのが3定の考え方です。
定位置、定量、定品目…ですね。
定位置：置き場所をわかりやすくする
定量 ：置く数量を決める
定品目：置く品目を決める
そして最も大切なのはこれらを守ることです。
実際に使われている例は、ある棚の1段目に以下のものが置かれているようなケースです。
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2022/01 書類A
2022/02 書類A
……
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同一棚での管理→定位置
月毎の管理 →定量
書類Aの管理 →定品目
と、なります。
こんなの普通じゃんと思いたいところですが、
身の回りをよく見てみると意外と3定されていないことが多いです。
データ管理でも同じですね。
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書類管理フォルダ→2022年度→01月度→書類A_202201.xxx
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こんな感じでしょう。
データ管理でよくあるのはファイル名管理を怠るケースです。
「書類A_202201.xxx」が、「書類A202201.xxx」になっていたり「202201_書類A.xxx」だったりですね。
そして両方に共通するのが、誰かが規則を乱すと乱れるということです。
「置き場所無いから今だけ！」これをやってしまうと崩壊が始まります。
大掃除で片付けた部屋が徐々に汚れていく現象と同じです。
整理整頓は一瞬だけなら簡単なのです。
維持することが難しく、これはなかなかできません。
そして、整理整頓がされた状態を維持するのが清掃の役目なのです。
時間がないとどうしても散らかってしまいがちですが、仕事そっちのけで整理整頓していては本末転倒です。（5S3定の目的は、品質向上と効率化なので）
そんな時は、バッファとして何でもおいておけるエリアをいっそのこと作ってしまいましょう。
一日の始まりや終わりに、なんでもエリアのものを仕分ける。そんな風にしてみるとよいと思います。
これが清掃です。無意識にやっていた方もいるのではないでしょうか。
やり方を明確にして、整理、整頓、清掃を行う。これが清潔と呼ばれる状態です。
やり方を明確にするところまでやっている人はいないと思います。
なぜ、やり方を明確にするかというとルーティーンにすることで習慣化させたり、誰でも同じようにできる状態にするためです。
個人だけでなく全体のクオリティを上げることが視野に入っていることからも、良いやり方は全体で共有しようという工業的な考え方が伺えます。
そして整理整頓清掃には、異常を検知する効果もあります。
フォーマットを決めることで規格外のものを検知したり、ものの過不足を可視化したり、
異物を発見したり……等、問題を最小化する効果もあるのです。
これが品質管理の基本です。問題が小さいうちに情報をエスカレートし適切な対応をする。
そのために組織の末端の小さな仕事や違和感も大切にしなければいけないのです。
ここまで読むと、どこにシゴデキ要素が…？と思うでしょう。
しかし、これがシゴデキの正体なのです。
小さいことが完璧にできると必然的にアウトプットも大きくなるのです。
小さいことを確実にこなすには、仕事の品質向上と効率化が不可欠です。
周囲と同じ時間で、より多くの成果を出すには5S3定による業務改善が大きな要素になります。
遅れや漏れのないホウレンソウ、確実なプロジェクト管理…シゴデキといわれる人間は無意識だったり、あるいは意識的に5S3定ができているのです。
少しでも日常の中で5S3定を意識してみると自分の仕事が整理できたり見え方が変わって、より仕事がのしくなるかもしれません。ぜひやってみてください。
以上、何か思いついたらまた書き足します。
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